Gestão de Convênios

A partir da versão 67 do INOVAFARMA, iniciamos um projeto de Gerenciamento de Convênios de maneira unificada e simples, agilizando o trabalho dos colaboradores envolvidos nesse procedimento na loja.

Dessa maneira, a primeira função disponibilizada é com relação a Fechamento de Convênio.

Caso queira entender melhor sobre o cadastro de Convênio e seu funcionamento no sistema, clique aqui.

FECHAMENTO DE CONVÊNIO

Todos os meses, o financeiro da farmácia precisa realizar o fechamento do convênio (analisar as vendas realizadas, quantidade por colaboradores e totais do período) para que o valor seja enviado a empresa e recebido no dia combinado.

Basicamente, trata-se de um fechamento financeiro para "virar" o mês de utilização dos limites e valores do convênio (parecido com fechamentos de fatura de cartão de crédito).

Para isso, acesse a função Gestão de Convênios no módulo Movimento;

Ao abrir a função, teremos acesso a duas opções do lado esquerdo da tela: Consultas Fechamentos / Novo Fechamento.

Para realizar o fechamento, clique em Novo Fechamento;

Um novo formulário será aberto com os dados para iniciarmos o novo fechamento.

Empresa: escolha de qual loja (da sua rede de sincronismo) você deseja realizar o fechamento;

Convênio: escolha de qual convênio da loja selecionada deseja realizar o fechamento (pode selecionar mais de 1);

Consultar por: defina o tipo de data que deseja filtrar as vendas para o convênio: Data de Vencimento ou Data de Venda;

Data Inicial/Final: período inicial e final para filtrar as vendas que farão parte do fechamento;

Juros: regra para definir sobre o cálculo de juros dentre as vendas que farão parte do fechamento, podendo escolher:

• Forçar Cálculo de Juros para Todos Clientes/Convênio (independente das regras dentro do sistema, o cálculo do juros será realizado);
• Calcular Juros Cliente/Convênio (cálculo de juros das contas de acordo com as regras do convênio);
• Não Calcular Juros (não realiza o cálculo dos juros).

Após preencher os dados, clique em Avançar.

Uma nova tela será aberta, contendo os dados da operação escolhidas no filtro.

Nessa tela, podemos visualizar o valor total selecionado no filtro, expandindo o Convênio e analisando as vendas realizadas, o nome dos clientes, data de vencimento, valores e totais.

Ao final da tela, podemos checar também um totalizador com todas as operações, visto que podemos fechar mais de um Convênio por vez.

Na barra de operações, caso alguns dos lançamentos filtrados precise ser eliminado do fechamento, selecione e clique em Eliminar.

Para continuar com o fechamento, clique em Finalizar.

Uma mensagem será apresentada, informando sobre a regra de fechamento do Convênio e avisando sobre as alterações nesses lançamentos.

Para prosseguir, clique em Continuar.

O sistema irá realizar o fechamento e perguntar se o operador deseja emitir a nota fiscal da operação.

Para emitir, clique em Emitir; caso queira deixar a operação fiscal para outro momento, clique em Cancelar.

Pronto, o fechamento foi realizado com sucesso.

CONSULTA DE FECHAMENTO

Para consultar um fechamento realizado, clique em Gestão de Convênios → Consultar Fechamentos;

Na barra de operações, clique no botão Filtrar;

Empresa: escolha de qual loja (da sua rede de sincronismo) você deseja visualizar o fechamento;

Status Fechamento: defina o status dos fechamentos realizados no sistema, podendo escolher duas opções:

• Pendentes: fechamentos realizados que estão pendentes de pagamento;
• Baixados: fechamentos realizados que estão com o pagamento baixado no sistema.

Período: escolha o tipo de data que gostaria de escolher para filtrar os fechamentos:

• Data Operação: fechamentos pela data de operação realizada no sistema;
• Data Fechamento: fechamentos filtrados pela data de fechamento;
• Data Vencimento: fechamentos filtrados pela data de vencimento;
• Data Baixa: fechamentos filtrados pela data em que o mesmo foi baixado no sistema;

Data Inicial / Data Final: defina a data inicial e final para encontrar os filtros;

Convênio: escolha de qual/quais convênios gostaria de encontrar os fechamentos.

Após preencher os dados do filtro, clique em Filtrar.

Ao carregar o filtro, os fechamentos aparecerão na tela, podendo ver o Nº de Fechamento, Data de Operação, Nº da Nota Fiscal Emitida, Data de Vencimento, Data de Fechamento, Nome do Convênio, Razão Social e Valor Total do Fechamento.

Além desses dados, você poderá utilizar as funções da barra de operação para interagir com o fechamento:

BAIXAR FECHAMENTO (RECEBIMENTO)

Para baixar um fechamento realizado, selecione o mesmo na tela e clique em Baixar.

Na janela que será apresentada, você poderá definir para qual Caixa irá o valor a ser recebido (caixa operacional ou cofre).

Do lado esquerdo da janela, você poderá consultar as informações a respeito do fechamento e do lado direito, informações a respeito do pagamento.

Assim como qualquer baixa no sistema, você poderá definir a forma de pagamento (ou as formas de pagamento quando a operação for realizada com mais de uma opção).

Para Dinheiro/Cheque/Cartão, escolha um Caixa/Cofre como destino; caso o pagamento seja em Depósito, escolha a Conta Bancária da loja clicando nos "...";

Ao definir a forma de recebimento, clique em Gravar para baixar o fechamento.

ESTORNAR FECHAMENTO RECEBIDO

Caso precise estornar um fechamento que já foi baixado no sistema, faça o procedimento de Consulta de Fechamento e clique no botão Estornar na barra de operações;

Uma mensagem será apresentada, perguntando se você deseja realmente estornar a baixa selecionada.

Clique em Sim para continuar.

Por se tratar de um recebimento financeiro, e levando em consideração toda a movimentação que será estornada na conta de todos os clientes do fechamento, o sistema apresenta outra mensagem para confirmar a ação de estorno.

Se estiver certo, clique em Sim para finalizar.

Uma tela para detalhar o motivo do estorno será apresentada.

Preencha as informações e clique em Confirmar.

EXPORTAR ARQUIVO DE FECHAMENTO

Em caso de integração do sistema com o Convênio, você poderá exportar a partir dessa tela o fechamento para envia diretamente a empresa.

Para isso, selecione o fechamento consultado e clique em Exportar.

Na janela apresentada, selecione a empresa e o formato desejado, a pasta de destino do arquivo gerado e o período de referência.

Após preencher, clique em Gerar.

O arquivo será gerado e você poderá envia-lo para a empresa.

EMITIR NFE DO FECHAMENTO

A partir da função NFE na barra de operações, você poderá emitir a nota fiscal do fechamento completo realizado.

Para isso, selecione o fechamento e clique em NFE.

O sistema irá abrir a tela de emissão da NFe.

Os dados serão preenchidos automaticamente, de acordo com o cadastro do Convênio no sistema e com as vendas inseridas no fechamento.

Após preencher todos os dados, finalize para emitir a NFe.

Sugestão/Edição: Rafael Almeida

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