O módulo gestor de compras é destinado para farmácias de médio e grande porte que possuem uma redes de filiais.
Porém farmácias de menor porte que tenham uma organização e processos bem definidos de compra podem utilizar a ferramenta Gestão de Compras.
Dessa forma o controle de estoque exige maior perícia e ferramentas robustas para otimizar a compra de mercadores em grande escala.
Nesse contexto o Gestor de Compras é a ferramenta que facilita o gerenciamento de grandes movimentações de compra.
Para ter acesso ao Módulo Gestão de Compras é necessário a versão 1.66.0 ou superior do sistema InovaFarma.
O ícone do Gestão de Compras não é habilitado por padrão no sistema InovaFarma.
Entre em contato com o setor Comercial da Precisão Sistemas para habilitar o módulo.
Antes de iniciar as configurações e começar a utilizar o Gestor de Compras, é necessário ter domínio da ferramenta Curva ABC.
Caso tenha dúvidas acesse o Passo-a-passo de como utilizar a Curva ABC
1. ACESSANDO O MÓDULO GESTÃO DE COMPRAS
Faça login com suas credenciais de acesso no InovaFarma.
No módulo Movimento clique sobre Gestão de Compras.
Será carregado as funções do Módulo Gestor de Compras.
Repare que existem as seguintes funções:
- Indicadores Comerciais / fornecedores;
- Cadastrar Grupo de compra;
- Gerenciar Produtos;
- Transferências;
- Pedido Manual;
- Pedidos Realizados e
- Negociação.
Na barra de operações é possível Filtrar e Atualizar as informações.
Logo no lado esquerdo do rodapé são exibidas alguns indicadores de rápida visualização.
- Ruptura;
- Ponto Pedido;
- Encomendas;
- Total de Encomendas e
- Total de Itens Revisar.
Existem outras funções que serão habilitadas a medida que forem cadastras e configuradas as opções de utilização.
2. GRUPO DE COMPRA
Os Grupos de Compras são na verdade "pré-filtros" com todas as opções determinadas para conforme cada produto ou grupo de produto.
Ou seja, é possível definir diversas opção para um filtro e salvar como sendo portanto um Grupo de Compra.
2.1 CADASTRANDO GRUPOS DE COMPRAS
Na tela inicial do Gestor de Compras, clique sobre a função Cadastrar Grupo de Compra.
Será exibida a tela para preenchimento.
GRUPO DE COMPRA: insira um nome para o grupo de compra
COMPRADOR: nome do colaborador responsável pela compra
PEDIR PARA: esse campo não é obrigatório, sendo destinado para indicar o distribuidor que a farmácia costuma comprar rotineiramente
PRAZO DE REVISÃO
- DIÁRIO: sistema irá realizar um lembrete para revisar todos os dias os produtos do grupo
- PRAZO EM DIAS: escolha uma quantidade de dias para o sistema lembrar o colaborador de revisar o grupo
INCLUIR PRODUTOS MANUALMENTE: quando selecionado essa opção o colaborador deverá inserir os produtos no grupo de forma manual, isto é, sem o auxílio de filtros.
Quando selecionada a opção INCLUIR PRODUTOS MANUALMENTE não será possível utilizar os Filtros: Grupos de Produto, Seções e Fabricantes.
Além da opção Filtrar Produtos ser desabilitada.
ENVIAR PRODUTOS PARA OUTRAS EMPRESAS: ao selecionar essa opção o sistema passará obrigatoriamente todos os produto do grupo pelo remanejamento entre filiais.
Em seguida, caso não tenha marcado a opção INCLUIR PRODUTOS MANUALMENTE, utilize o campo FILTRAR PRODUTOS para indicar um período para análise dos produtos vendidos.
Agora clique em Grupos de Produtos e selecione o grupo desejado para realizar o filtro no período.
Também é possível selecionar Seções e Fabricantes para refinar ainda mais o filtro.
No campo VISUALIZAÇÃO / LAYOUT é possível escolher entre três Tipos de Pedido:
- PEDIDO POR FILIAL
- AGRUPAR FILIAIS EM COLUNAR
- AGRUPAR FILIAIS EM LISTAGEM
Essas opções são utilizadas quando a farmácia quer trabalhar com Grupos de Compras que envolvam outras filiais.
Na lateral esquerda, ao clicar sobre Empresas é possível selecionar as outras filiais da farmácia, caso deseja incluí-las no Grupo de Compras.
Após finalizar o preenchimento dos campos clique no botão Gravar.
Repare que agora consta um novo ícone na tela principal do Gestor de Compras.
2.2 ANALISANDO GRUPO DE COMPRAS
Após cadastrar o primeiro Grupo de Compras um pequeno card irá aparecer na tela inicial do Gestor de Compras.
Nele são exibidas resumos importantes para a farmácia.
1 - Nome do Grupo de Compras
2 - Nome do Colaborador responsável pelo Grupo de Compras
3 - Total de produtos com ruptura de estoque
4 - Produtos prontos para serem solicitados para a distribuidora
5 - Produtos que estão em falta e foram encomendados
6 - Produtos que precisam ser revisados pelo colaborador
7 - Total de itens dentro do Grupo de Compras
8 - Opção para alterar Grupo de Compras
Ao clicar sobre o Grupo de Compras, repare que na parte inferior esquerda do rodapé são habilitadas as opções Lançar Ped. ; Editar G. ; Produtos e Eliminar.
2.3 LANÇAR PEDIDO
Com o Grupo de Compras selecionado clique sobre o botão Lançar Ped.
Será carregada a seguinte tela:
No primeiro campo Sugestão existem algumas opções pré-definidas para auxiliar o pedido de compra.
1 - VENDIDO NO PERÍODO: sistema sugere os produtos que vão compor o pedido de compra conforme as vendas no período indicado
2 - ABAIXO DO ESTOQUE MÍNIMO: sistema irá sugerir a compra dos produtos somente da quantidade mínima para manter o estoque (não é necessário indicar um período)
3 - ABAIXO DA DEMANDA CURVA: sistema irá sugerir a compra dos produtos somente da quantidade mínima conforme a demanda da curva
4 - ESTOQUE REGULADOR CURVA: usado para gerar um pedido de compra com um período maior do que o sugerido pela curva.
5 - SOMENTE ENCOMENDAS: considera no pedido de compra somente os produtos encomendados
6 - TODOS OS PRODUTOS DO GRUPO DE COMPRA: lista todos os produtos inseridos no grupo de compras, independentemente de outras opções.
Utilize a melhor opção conforme sua realidade de compra.
No campo Período de Venda informe a data de início e final do período que deseja realizar a pesquisa dos produtos vendidos.
Logo abaixo no campo Curva ABC é possível selecionar os produtos por tipo de curva: A, B, C e D.
No lado direito existem as opções:
SUGESTÃO COM QUANTIDADE ZERADA: mostra todos os produtos vendidos no período sem apresentar nenhuma sugestão de compra
APENAS PRODUTOS FRACIONADOS: exibe somente os produtos que são comprados através de fração
APENAS PRODUTOS COM ESTOQUE ZERADO: utilizado para visualizar as rupturas de estoque, sendo que não existe estoque dos produtos na farmácia
DESCARTAR ESTOQUE NEGATIVO: marque essa opção para desconsiderar os produtos que apresentam estoque com números negativos
DESCARTAR PRODUTOS EM PROMOÇÃO: ao marcar essa opção o sistema irá desconsiderar os produtos do pedido que estão em promoção na farmácia
DESCARTAR VENDAS PBM: opção para descartar as vendas através dos Programas de Benefícios de Medicamentos (PBM)
CONSIDERAR TRANSFERÊNCIAS: considera somente os produtos para transferências
CONSIDERAR PEDIDOS PENDENTES: considerar somente os produtos que estão pendentes no pedido de compra
CONSIDERAR PRÉ-ENTRADA/CHECK-IN DE COMPRA:
Nesse exemplo vamos selecionar a última opção TODOS OS PRODUTOS DO GRUPO DE COMPRA.
Note que quando essa opção está selecionada todos as demais são desabilitadas.
Em seguida clique no botão Avançar.
Na próxima tela são exibidas várias informações referente ao Pedido de Compra para os produtos do Grupo de Compras selecionado.
Essa tela é destinada para a edição do Pedido de Compra gerado à partir do Grupo de Compras.
Na parte superior, utilize os filtros:
- ABAIXO MÍN. / PONTO DE PEDIDO;
- ENCOMENDA;
- ESTOQUE DISPONÍVEL;
- SEM ESTOQUE / RUPTURA.
Para visualizar os produtos conforme a Grupo de Produtos.
Na lateral direita não mostrados gráficos que indicam:
- VENDAS ANUAL;
- COMPRAS ANUAL;
- ÚLTIMAS COMPRAS; e
- CUSTO MÉDIO NOS ÚLTIMOS 12 MESES.
Se desejar é possível fechar esses indicadores clicando na lateral para expandir a listagem dos produtos.
Abaixo da listagem dos produtos do pedido são mostradas todas as Filiais da farmácia.
Utilize a tecla de atalho F9 para desabilitar os painéis e gráficos, assim ter uma maior área para analisar os produtos listados.
Logo abaixo das Filiais existem algumas informações pontuais de fácil visualização para o colaborador, tais quais:
- CÓDIGO DE BARRAS (do produto selecionado);
- GRUPO (nome do Grupo de Compras que o pedido atual pertence);
- ENCOMENDAS;
- PONTO PEDIDO;
- RUPTURA;
- PRODUTOS;
- TOTAL DE ITENS; e
- TOTAL LÍQUIDO.
Note que no rodapé, na Barra de Funções, temos várias ferramentas para edição.
2.3.1 ELIMINAR PRODUTO
Caso não queira que algum produto faça parte do pedido de compras, basta eliminá-lo.
Para fazer isso, selecione o produto e clique no botão Eliminar.
Na mensagem de aviso clique sobre o botão Sim.
O produto será eliminado apenas do pedido de compras atual, permanecendo no Grupo de Compras.
Se preferir utilize a tecla de atalho DELETE.
2.3.2 MOVER PRODUTOS
Quando houve a necessidade de trocar os produtos do atual Grupo de Compras para outro Grupo de Compras, utilize a função Mover.
Uma pequena janela será exibida.
Basta então selecionar o outro Grupo de Compras que deseja mover o produto.
Ao final clique no botão Confirma.
Se por ventura for necessário criar um novo Grupo de Compras, basta clique sobre o botão Novo.
Será carregado o formulário para Cadastrar Grupo de Compra.
Após concluir o preenchimento clique sobre Gravar.
2.3.3 VISUALIZA PRODUTOS
Se acontecer de alguma informação do produto estiver incorreta, ou por acaso seja preciso obter mais informações específicas do produto, é possível acessar o Formulário de Cadastro do Produto.
Primeiro selecione o produto.
Depois na Barra de Funções, clique em Visualiza.
Será aberto o Cadastro do Produto.
A função Visualiza também possui as opções:
PRODUTOS PENDENTES: produtos que estão em pendência no pedido de compra.
ESTOQUE ALTERNATIVO: mostra os produtos que são semelhantes conforme a fórmula (mesma substância ou semelhante).
2.3.4 OPÇÕES DO PEDIDO DE COMPRA
Ao clicar sobre Opções na Barra de Funções são exibidas várias ferramentas para utilizar no Pedido de Compras:
2.3.4.1 PROCESSAR NEGOCIAÇÃO
Função utilizada para processar regras já criadas de negociação com fornecedores específicos.
É necessário possuir regras de negociação já cadastradas no Gestor de Compras.
Após selecionar os produtos e definir as quantidades de compra, clique em Opções > Processar Negociação.
Será aberta uma janela exibindo todas as regras de compras existentes.
Selecione a regra de compra que deseja e clique no botão Processar.
Pronto, agora os produtos selecionados foram submetidos as condições da regra de negociação.
Para finalizar o pedido de compra, clique no botão Gerar.
Uma mensagem de aviso irá aparecer na tela.
Clique no botão Sim.
2.3.4.2 RECARREGAR INFORMAÇÕES ADICIONAIS
2.3.4.3 SOLICITAR TRANSFERÊNCIA
2.4.4.4 LIMPAR FORNECEDOR "PEDIR PARA"
Utilize essa função para remover o fornecedor que foi anteriormente definido para Grupo de Compras.
O sistema irá apresentar a mensagem de confirmação antes de remover o fornecedor dos produtos do grupo de compra.
Clique em Sim caso tenha certeza.
2.3.4.5 REMOVER PRODUTO DO GRUPO DE COMPRA
Quando necessário o colaborador poderá remover o produto do próprio Grupo de Compras.
Primeiro selecione um produto ou vários deles.
Depois clique em Opções > Remover produto do grupo de compra
Os produtos serão removidos do Grupo de Compras selecionado.
Para adicionar os produto novamente, basta Editar o Grupo de Compras.
2.3.4.6 ORDEM DE DESEMPATE FORNECEDOR
Essa função é usada para criar critérios de desempate quando dois ou mais fornecedores tiverem condições de negociação semelhantes.
Quando houve uma situação dessas, o colaborador poderá criar uma lista de desempate
Clique sobre Opções > Ordem de desempate fornecedor
Será aberta uma janela para criar a lista de desempate dos fornecedores.
Pesquise pelo nome do fornecedor.
Insira quantos fornecedores forem necessários.
Após montar a lista de desempate de fornecedores, utilize as setas Acima e Abaixo para definir a ordem de desempate.
Ao finalizar clique no botão Gravar.
Pronto, agora o grupo de compras terá uma lista com a ordem de desempate caso hajam fornecedores com as mesmas vantagens para o pedido de compra.
2.3.4.7 LIMPAR TODOS OS PRODUTOS
Função utilizada para "limpar" o pedido de compra.
Quando utilizada o sistema irá remover todos os produtos que aparecem listados para o pedido de compras.
Os produtos não serão removidos do Grupo de Compras, apenas do pedido de compras atual gerado a partir do Grupo de Compras selecionado.
Clique no botão ELIMINAR se tiver certeza da operação.
2.5 EDITAR GRUPO DE COMPRA
Caso seja necessário alterar os produtos, regras e demais configurações do Grupo de Compra utilize a função Editar.
Primeiro selecione o Grupo de Compras que deseja modificar.
Depois clique no botão Edita G. na Barra de Funções.
O Grupo de Compras não poderá permanecer aberto para ser editado.
Antes de modificar certifique-se que o Grupo de Compras está fechado.
Se preferir clique sobre o Grupo de Compras com o botão direito do mouse.
Será aberto o menu flutuante.
Clique na função Editar grupo de compra
Será aberta as opções do Grupo de Compras.
Nessa tela é possível editar todas os campos que julgar necessário.
Ao final das alterações, clique no botão Gravar.
3. PEDIDO MANUAL
Na tela principal do Gestor de Compras clique na função Pedido Manual.
A tela de Pedido Manual é semelhante ao Grupo de Produto.
Porém neste caso o sistema não irá sugerir os produtos e condições de negociação conforme as opções pré-definidas.
O Pedido Manual é utilizado para compras pontuais específicas, dessa forma o colaborador tem que inserir manualmente as condições para realizar o pedido de compra.
Para inserir um produto utilize o primeiro campo PROCURAR.
Após indicar as quantidades e informações de preço clique no botão Gerar.
Repare que o sistema identifica se existem informações pendentes para continuar com o pedido.
Preencha os campos necessários para continuar com o pedido de compra manual.
Observe que após preencher os campos o status do produto ficou na coloração verde.
Isso indica que o pedido pode ser finalizado.
Clique no botão Gravar.
4. NEGOCIAÇÃO
A função Negociação é utilizada para criar regras específicas de negociação conforme cada fornecedor ou distribuidora de produtos.
Por exemplo:
para a distribuidora X existe um tipo de condição específica para os produtos Z e Y.
Assim é possível deixar pré-configurado os produtos e condições para a distribuidora X.
Isso evita que toda vez que realizar um novo pedido do compras para a distribuidora X o colaborador tenha que definir novamente as condições e produtos.
Na tela inicial do Gestor de Compras clique sobre Negociação.
Será aberta a tela de Negociação.
Sempre que não houverem regras de negociação a tela será exibida em branco.
Repare que na Barra de Funções é possível:
- Filtrar regras de negociações;
- Incluir novas regras de negociações;
- Editar as regras criadas;
- Atualizar as informações; e
- Fechar a tela Negociações.
4.1 INCLUINDO NOVA NEGOCIAÇÃO
Na tela Negociação clique sobre a função Incluir.
Será aberta uma nova janela com alguns campos para preenchimento.
No primeiro campo NOME NEGOCIAÇÃO informe um nome da sua regra de negociação.
Em seguida escolha o FORNECEDOR.
Já no terceiro campo TIPO NEGOCIAÇÃO existem 2 opções:
NORMAL:
Opção de negociação realizada normalmente com a distribuidora.
NEGOCIAR POR COTAS:
Opção utilizada para a farmácia que tem um valor pré-definido com a distribuidora.
Por exemplo: a farmácia tem um acordo de comprar R$10.000,00 com a Distribuidora F.
Ao selecionar essa opção o sistema solicita o preenchimento do campo COTA DE COMPRA R$.
Em seguida forneça uma data para a VALIDADE da regra de negociação.
Na lateral esquerda clique sobre EMPRESAS.
Nessa tela é possível selecionar as filiais da farmácia que farão parte da regra de negociação.
Depois de definida as opções é necessário incluir os produtos que farão parte da regra de negociação.
Para fazer isso clique sobre Produtos na lateral esquerda.
Nessa tela basta pesquisar pelo nome do produto para incluir.
Note que é possível editar as colunas Desconto % ; Preço e Qtde Mínima conforme os critério de negociação da farmácia com a distribuidora/fornecedor.
Observe que também existem as opções de incluir Fabricantes, Seções e Grupos de Produtos para a regra de negociação.
Ao final clique no botão Gravar.
Pronto. Agora temos uma regra de negociação criada.
4.2 EDITANDO NEGOCIAÇÃO
Se precisar alterar qualquer informação de uma regra de negociação, utilize a função Editar.
Desmarque a opção ATIVO se deseja desativar a regra de negociação.
Dessa forma você evitar ter que excluir e ter que criar a regra de negociação para futuras compras.
5. PEDIDOS REALIZADOS
No módulo Gestão de Compras clique sobre a função Pedidos Realizados.
Será exibida a listagem de todos os pedidos (manuais ou grupo de compra) que foram realizados.
Essa tela é ideal para o colaborador acompanhar e gerenciar todos os pedidos de compras.
5.1 FILTRANDO PEDIDOS REALIZADOS
Para farmácias com grande volume de compras é indispensável a função Filtrar.
É possível pesquisar os pedidos para facilitar a procura de um determinado pedido para conferência, edição ou baixa.
Ao clicar em Filtrar uma pequena janela lateral é mostrada.
Veja que é possível escolher a filial da farmácia, pesquisar um período específico e também um fornecedor.
No campo STATUS existem as opções:
Para realizar a pesquisa clique no botão Filtrar.
5.2 BAIXANDO PEDIDOS REALIZADOS
Assim que o pedido de compra ser entregue na farmácia, o colaborador deve realizar a baixa do pedido.
Então selecione o pedido e clique no botão Baixar.
Na próxima tela serão exibidas as informações do pedido de compra.
O procedimento é o mesmo realizado no módulo Compras.
Utilize a função XML para importar o arquivo digital fornecido pela distribuidora que forneceu os itens do pedido de compras.
A entrada de mercadorias na farmácia pode variar conforme a parametrização da opção 3.10 na Manutenção do Sistema.
6. GERENCIAR PRODUTOS
No módulo Gestão de Compras, clique sobre Gerenciar Produtos.
Será aberta a tela inicial da função Gerenciar Produtos.
Essa tela é utilizada para administrar os produtos verificando se estão presentes nos grupos de compras.
Por exemplo: a farmácia efetuou uma compra de novos produtos para o mix.
Dessa forma existe produtos que ainda não foram adicionados nos Grupos de Compras.
Além disso o Gerenciar Produtos permite ao colaborador verificar se existem cadastros duplicados, se o produto pertence à vários outros Grupos ou tem alguma inconsistência.
Na parte superior são mostradas as informações mais importantes para o colaborador:
TOTAL DE CADASTROS: são mostrados todos os produtos cadastrados no sistema;
NOVOS / ATIVOS NOS ÚLTIMOS 7 DIAS: produtos que foram cadastrados recentemente no sistema;
PRODUTOS VENDIDOS QUE NÃO PARTICIPAM DE GRUPO DE COMPRA: lista dos produtos que não fazem parte de nenhum grupo de compras;
VENDIDOS NOS ÚLTIMOS 3 MESES: listagem de todos os produtos que tiveram vendas nos últimos 90 dias.
Utilize a função Filtrar para refinar a listagem de produtos.
Para visualizar o Cadastro do Produto clique sobre Visualiza.
O mais importante nessa tela é a função PRODUTOS VENDIDOS QUE NÃO PARTICIPAM DE GRUPO DE COMPRA.
Clique sobre ela para a exibição dos produtos.
Veja que serão mostrados todos os itens que não fazem parte de nenhum grupo de compras.
Para incluir um produto no Grupo de Compras, primeiro é necessário selecionar um produto na tela.
Em seguida, na Barra de Funções clique sobre Incluir Grup.
Ao final será mostrada uma mensagem de aviso.
Clique no botão OK.
O produto agora foi adicionado no Grupo de Compras.
O colaborador deve realizar diariamente a rotina de verificar os produtos que ainda não fazem parte dos Grupos de Compras.
7. TRANSFERÊNCIAS
Na tela principal do módulo Gestor de Compras clique em Transferências.
Na tela serão exibidas todas as movimentações de produtos entre as filiais da farmácia.
Veja que cada movimentação é agrupada conforme o nome da filial.
Clique na primeira coluna para expandir a listagem dos produtos.
Veja que agora pode-se visualizar os detalhes de cada transferência realizada para a filial.
8. INDICADORES COMERCIAIS / FORNECEDORES
Os Indicadores Comerciais / fornecedores é uma espécie de painel baseado em todos os produtos que estão incluídos nos Grupos de Compras.
Dessa forma é possível ter um parâmetro de gerenciamento para o setor de compras atuar na melhor negociação no cenário vivenciado pela farmácia.
Os produtos vendidos que não participam de grupos de compras não serão levados em consideração pelos Indicadores Comerciais / Fornecedores.
Os Indicadores são divididos em:
COMERCIAIS: reúne informações para analisar o setor de compras da farmácia de modo geral.
FORNECEDORES: indica as informações sobre os fornecedores de mercadorias.
8.1 INDICADORES COMERCIAIS
A primeira aba a ser carregada dentro da tela Indicadores será os Indicadores Comerciais.
Nessa tela são exibidos os seguinte indicadores:
- ESTOQUE POR CURVA - ESTOQUE / EXCESSO
- ESTOQUE POR CURVA
- PRODUTOS SEM MOVIMENTAÇÃO COM ESTOQUE PARADO ÚLTIMOS 30 DIAS
- RUPTURA DE CURVA ÚLTIMOS 30 DIAS
- DESCONTO MÉDIO DE COMPRAS ÚLTIMOS 30 DIAS
Repare que em cada gráfico na parte superior direita é possível ampliar a visualização.
Para um melhor refinamento, é possível ainda clicar em Filtrar e selecionar um colaborador específico
8.2 INDICADORES FORNECEDORES
Clique sobre a aba Fornecedores.
Nela o colaborador tem acesso aos indicadores de:
- NÍVEL DE SERVIÇO DO FORNECEDOR
- COTAS EM NEGOCIAÇÃO
- RANKING FORNECEDORES
- PEDIDOS ENTREGUES FORA DO PRAZO
- DEVOLUÇÃO DE COMPRA ÚLTIMOS 30 DIAS
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