O Sistema Público de Escrituração Digital, ou SPED, é um projeto desenvolvido pelo governo brasileiro cujo objetivo é diminuir os procedimentos burocráticos referente as obrigações fiscais e ao mesmo tempo controlar a vida fiscal da empresa evitando fraudes e sonegação.

Antes deste projeto que ainda está em evolução, era necessário registrar de forma manual as entradas e saídas de mercadorias, registrar inventário dos produtos, apurar alíquotas de impostos como IPI e ICMS, além de manter todos esses livros contábeis guardados em arquivos, ficando disponíveis para eventual auditoria das autoridades fiscais.

O SPED pode receber tanto a Escrituração Fiscal Digital (EFD) quanto a Escrituração Contábil Digital (ECD), além de outras.

Escrituração Fiscal Digital (EFD):

A EFD em principal, é dividida principalmente em duas declarações:

EFD - ICMS IPI;
EFD - Contribuições (PIS e COFINS).

Essas declarações que devem ser enviadas mensalmente via software do governo através de um arquivo digital.

O arquivo digital é composto pelas entradas e saídas de mercadorias, estoque, dados cadastrais da empresa e de seus fornecedores e algumas informações complementares.

A EFD ICMS e IPI é uma obrigação estadual, é o estado quem determina quais são as empresas obrigadas a entregarem, os prazos de entrega e demais regras.

Já a EFD - Contribuições é uma obrigação federal, ou seja, as regras valem para todo o território brasileiro.

Praticamente todas as empresas enquadradas no regime tributário de Lucro Real e Presumido estão obrigadas a informar o SPED.

Porém, o governo tem por objetivo estender essa obrigatoriedade à todas as empresas, até mesmo as que são optantes pelo Simples Nacional. Isso já ocorre em alguns estados com o EFD - Fiscal.

Existem três tipos de perfil de empresa para o SPED:

Perfil A;
Perfil B;
Perfil C.

O que determina o perfil em que a empresa está enquadrada é, em principal, seu regime tributário e o seu ramo de atividade

O perfil A é destinado as empresas de maior porte, sendo obrigadas a prestarem informações mais detalhadas sobre suas movimentações.

Dependendo do tipo de perfil em que a empresa se enquadrar, ela estará obrigada a apresentar mais ou menos informações no SPED.

É aconselhável a empresa contratar uma assessoria fiscal, que dispõem de contadores especializados para gerar o SPED.

É esse profissional que tem competência técnica para preencher e validar os documentos a serem enviados a Receita Federal.

A empresa ainda tem que solicitar um certificado digital, que pode ser adquiro através de uma empresa licenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil.

Empresas privadas como SERASA EXPERIAN e CERTISIGN podem emitir certificados digitais. Órgãos públicos, como Receita Federal e Bancos, como a Caixa Econômica Federal, também fazem a emissão do certificado.

Hoje existem no mercado softwares de automação que já são padronizados com o layout do SPED, ou seja, que são capazes de prover os dados que o contador precisa para importar no seu sistema fiscal e gerar o SPED.

O que na maioria das vezes ocorre, é a negligencia e o conflito por falta de informações para o preenchimento do SPED.

Assim acaba surgindo atrito entre a empresa, o contador e o desenvolvedor do sistema:

A empresa não cumpre seu papel de alimentar corretamente o sistema,
O contador não se preocupa em aprender a utilizar o sistema do cliente;
O desenvolvedor acaba sendo responsabilizado por ambos.

É recomendo que haja bom senso entre as três partes envolvidas, pois caso não sejam cumpridos os envios corretamente, a empresa estará sujeita ao pagamento de multas, que podem levar ao encerramento das atividades.

Conheça também a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ↖️ e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) ↖️.

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